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Blick in die operative Zentrale Düdingens

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Autor: karin aebischer

Jeden Mittwochmorgen um halb acht ist Teamsitzung im grossen Sitzungszimmer im dritten Stock der Gemeindeverwaltung Düdingen. Heute sind es 18 Personen, die am langen Holztisch Platz nehmen. Sie arbeiten entweder auf dem Bauamt, dem Finanzamt, dem Sozialamt oder gehören der Abteilung «Gemeindekanzlei» an. Am Kopfende sitzt Gemeindeschreiber Thomas Bürgy und informiert über die Beschlüsse der gestrigen Gemeinderatssitzung. Nach einer Viertelstunde ist die Sitzung beendet und alle kehren in ihre Büros zurück. Danach stehen für den Gemeindeschreiber individuelle Gespräche mit den Abteilungsleitenden an, um Termine, die Umsetzung der Gemeinderatsbeschlüsse oder auch mal heiklere Themen unter vier Augen zu besprechen.

Zertifikat verpflichtet

Informationen sollen im Düdinger Verwaltungsapparat aber nicht unnötig zurückgehalten werden. «Wir wollen offen kommunizieren», sagt Thomas Bürgy, «so steht es auch in unseren Personalleitsätzen.»

Und diese sollen nicht bloss Floskeln bleiben, sondern auch gelebt werden. Deshalb sind sie auch am Anschlagbrett der Cafeteria aufgehängt – und können im Qualitätsmanagement-Handbuch für alle zertifizierten Stellen der Gemeinde nachgeschlagen werden. «Das ist unsere Bibel», betont Bürgy. Das Handbuch beschreibt den Ablauf der verschiedenen Prozesse äusserst präzise – vom Anstellungsgespräch bis zum Ablauf beim Erledigen der Post.

Eine gewisse Kreativität

Bleibt da noch Platz für Kreativität? «Die Prozesse wurden von uns in enger Zusammenarbeit mit den Gemeindeverwaltungen Bösingen und Schmitten erarbeitet und die Abteilungsleiter konnten dementsprechend eine gewisse Kreativität einbauen», sagt er. Die Gemeindeverwaltung Düdingen ist seit 2000 Iso-zertifiziert und muss sich das Qualitätszertifikat immer wieder verdienen.

Auf der Gemeindekanzlei an der Hauptstrasse 27 arbeiten 24 Personen mit insgesamt 17,55 Vollzeitstellen. Dazu kommen 12,75 Vollstellen im Bereich Liegenschaften, Technische Dienste und Gemeindepolizei. Weitere 110 Personen sind im Nebenamt angestellt und kümmern sich um den reibungslosen Ablauf im Schwimmbad, dem Podium, der Bibliothek und weiteren öffentlichen Diensten. Auf der Gemeindeverwaltung selber wird der Platz langsam eng. «Doch ein Ausbau ist aus finanziellen Gründen zurzeit nicht möglich», sagt Thomas Bürgy.

«Ich sage kein Wort»

Hat er die morgendliche Briefpost gesichtet und sortiert, wird sie von der Lernenden abgeholt und auf den vier Etagen verteilt. Die Gemeinderäte haben ihre persönlichen Fächer. Durchschnittlich einmal pro Tag kommt die Gemeindepräsidentin vorbei, um sich bei Thomas Bürgy über die neusten Geschehnisse zu informieren. Ab und zu frage sie ihn auch nach seiner Meinung zu den traktandierten Geschäften der Gemeinderatssitzungen. «Doch ich sehe mich nicht als zehnten Gemeinderat.»

An der Gemeinderatssitzung sage er kein Wort. «Es ist wichtig, dass sich der Gemeindeschreiber nicht in die politischen Geschäfte einmischt.» Die Trennung von strategischem und operativem Handeln sei ihm in allen Arbeitsbereichen der Gemeindeverwaltung sehr wichtig. Und dies auf beiden Seiten. «Die Gemeinderäte sollen sich möglichst nicht ins operative Geschehen einmischen. Zur Bewältigung der Verwaltungstätigkeiten haben wir genügend Fachpersonal.»

Wichtige Anlaufstelle

Am Schalter der Gemeindeverwaltung herrscht stets reger Betrieb. Wohnsitzbestätigungen, SBB-Tageskarten, Unterschriftsbeglaubigungen oder Zuzüger, die sich anmelden wollen, geben sich die Klinke in die Hand. «Man muss damit umgehen können, dass der Stapel der zu erledigenden Dossiers am Abend grösser ist als am Morgen», sagt Sekretärin Huguette Jeckelmann und greift zum Hörer des klingelnden Telefons. Der Schalter sei auch bei Reklamationen der erste Ort, wo die Bürgerinnen und Bürger ihre Frustrationen ablassen würden. «Dann kommen sie bis zu mir», sagt Bürgy.

Mit dem langjährigen Gemeindeschreiber Mario Vonlanthen, der nun stellvertretender Gemeindeschreiber ist, teilt sich Thomas Bürgy die Arbeit auf. «Wir arbeiten nicht mehr nur im Tagesgeschäft, sondern oft konzeptionell.» Dabei sei er Koordinator und versuche, den Überblick zu behalten. Dies sei aufgrund der Grösse der Gemeinde weniger umfassend möglich als in Gurmels, wo er bis Anfang 2008 als Gemeindeschreiber und Kassier tätig war.

Thomas Bürgy ist auch für die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden zuständig. Und so erinnert er das Personal regelmässig daran, zu Fuss zur Arbeit zu kommen, die Treppe und nicht den Lift zu benutzen und in der Pause einen Apfel zu essen. «Wir sind auf gesunde Leute angewiesen.»

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