Effizienz wird nicht von oben herab verordnet

Eigentlich sind die Chefs von Verwaltungseinheiten gemäss einem kantonalen Gesetz verpflichtet, «regelmässig die Tätigkeit ihrer Einheit zu evaluieren (…), Schlussfolgerungen aus ihren Evaluationen zu ziehen und die nötigen Verbesserungen vorzunehmen.»

So einfach ist die Vereinfachung der staatlichen Abläufe aber offenbar nicht. Aus diesem Grund sind bereits in den Jahren 2013 und 2014 Postulate aus dem Grossen Rat eingegangen, die vom Staatsrat einen Bericht über das Effizienzpotenzial innerhalb der Staatsverwaltung verlangten. Das Postulat von Christian Ducotterd (CVP, Grolley) und Romain Castella (FDP, Albeuve) konzentrierte sich auf die Prozesse, die erfasst und restrukturiert werden müssten, um Verbesserungen und Einsparungen zu ermöglichen. Das Postulat von Dominique Butty (CVP, Romont) verlangte eine bessere Verteilung der Stellen zwischen den Direktionen.

Die Vorstösse aus dem Grossen Rat stammen aus einer Zeit, in welcher der Staatsrat mit Struktur- und Sparmassnahmen die Staatskasse zu stabilisieren versuchte. Der Bericht erfolgt nun zu einem Zeitpunkt, an dem die Finanzen wieder unter Kontrolle sind.

1500 Stunden, wenig Resultate

Dass es so lange dauerte, ist hauptsächlich auf die Schwierigkeit des Unterfangens zurückzuführen. So lancierte die Regierung 2016 ein erstes Projekt. Dabei sollten zuerst sämtliche Prozesse erfasst werden, die es zum Erbringen einer Leistung braucht. Sie sollten dann nach Wichtigkeit, Verbesserungspotenzial und Einsparungspotenzial analysiert werden. Dann würden sich alle Akteure einer Dienststelle äussern. In einem zweiteiligen Fragebogen sollten die Prozesse quantitativ erfasst und Leerläufe aufgezeigt werden. Die Ergebnisse würden dann in Workshops diskutiert, um Aktionspläne zu erstellen.

Doch diese Vorgehensweise brachte nicht den erhofften Erfolg. Sie wurde innerhalb des Amts für Vermessung und Geomatik getestet. Die Mitarbeiter beteiligten sich zwar fast vollständig an der Evaluation und brachten auch 85 Vorschläge hervor, aus denen nach einer Bereinigung 33 Massnahmen resultierten. Doch die Umsetzung erwies sich als komplex aufgrund von gesetzlichen Vorgaben, Kosten oder dem Einbezug anderer Dienststellen. 1500 Arbeitsstunden wurden aufgewendet, aber nur wenig praktikable Lösungen kamen dabei heraus.

Ein Büro und Kontaktpersonen

So hat der Staatsrat 2018 ein neues Konzept gutgeheissen. Dieses sieht weiterhin einen partizipativen Ansatz vor. Man wolle einen Wandel nicht von oben aufzwingen, sondern mit den verfügbaren Ressourcen eine Kultur der permanenten Verbesserung einführen.

Der Staatsrat schlägt deshalb vor, dass jede Dienststelle eine Kontaktperson bezeichnet. Gleichzeitig wird beim Personalamt ein «Büro der ständigen Verbesserung» eingerichtet.

Zwischen dem Büro und den Kontaktpersonen soll ein ständiger Austausch herrschen. Während die Person über laufende Initiativen informiert, steht ihr das Büro mit Rat und Tat zur Seite. Jährlich soll das Büro dem Staatsrat Bericht erstatten. Für eine Pilotphase wurden 2019 neun Dienststellen bestimmt.