Konsularische Dienste müssen digitaler werden

Die konsularischen Dienste der Schweizer Vertretungen im Ausland funktionieren gut. Einzig bei der Digitalisierung ortet die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) Handlungsbedarf. Wichtig sei dabei der Einbezug des verunsicherten Personals vor Ort.

Die Nutzung digitaler konsularischer Dienste müsse stärker werden, verlangt die EFK in ihrem neuesten Bericht vom Mittwoch. In den Botschaften und Generalkonsulaten würden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Digitalisierung aber eine Gefährdung ihrer Arbeitsplätze sehen.

Die Vertretungen bewahren die Unterlagen der Auslandschweizerinnen und -schweizer immer noch in Papierformat auf, wie die EFK feststellte. Ohne elektronische Archivierung und digitalisierte Dossierführung sei es aber schwierig, das Personal zum papierlosen Arbeiten zu bewegen.

Verunsicherung beim Personal

Neben der Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes bei steigender Digitalisierung verunsicherten Konsulatsschliessungen und die Zusammenfassung der Angebote in mittlerweile 16 regionalen Konsularzentren das Personal vor Ort. Die von der Zentrale in Bern vorgegebene Richtung werde als realitätsfremd angesehen.

Deshalb müssten die Angestellten vor Ort stärker in den digitalen Wandel eingebunden werden. Und auch die Nutzer müssten die konsularischen Dienste von Anfang an in die Entwicklung eines Online-Service einbeziehen, denn die aktuellen Angebote würden zu wenig genutzt.

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) ist gemäss der EFK bei IT-Projekten von anderen Ämtern abhängig, etwa bei Zivilstands- und Umzugsmeldungen, Identitätsausweisen oder Renten. Die Schnittstellen seien indessen nicht automatisiert, so dass diese Dokumente per Post oder E-Mail versandt werden.

Pandemie gut bewältigt

Ansonsten erteilt die EFK den konsularischen Diensten gute Noten. Die Fälle von konsularischem Schutz sind mit etwa 650 Fällen im Jahr seltener geworden. Die Botschaften und Konsulate erhalten bei den rund 100 Krisen im Jahr Unterstützung vom Krisenmanagement-Zentrum des EDA. Bei der Covid-19-Pandemie sei das Engagement gross und gut koordiniert, attestiert die EFK dem EDA.

Vor der Pandemie bearbeiteten die Abteilungen über 630’000 Visa-Anträge im Jahr. Dieser Bereich weist gemäss der EFK von allen konsularischen Diensten das höchste Risiko auf, etwa durch Korruption. Dem EDA sei das bewusst und zahlreiche Regeln würden in enger Zusammenarbeit mit den Schengen-Staaten umgesetzt.

43 Millionen Franken Einnahmen

Das EDA verfügt über 94 Konsularzentren und -abteilungen in Botschaften und Generalkonsulaten. Das kostet 128 Millionen Franken im Jahr und stellt 27 Prozent des Aufwands für das EDA-Aussennetz dar. Die konsularischen Dienste sind mit rund 540 Vollzeitstellen dotiert.

60 Prozent des Service entfallen auf Schweizerinnen und Schweizer, 40 Prozent auf die Visa-Behandlung. Vor der Covid-19-Pandemie beliefen sich die Einnahmen des EDA aus den konsularischen Diensten auf 43 Millionen Franken pro Jahr, davon 34 Millionen für Visa. Die konsularischen Dienstleistungen sind für die Öffentlichkeit die sichtbarste Tätigkeit des EDA.